Por Maximiliano Vargas. Salesforce Developer at Xappia.

Cuando los procesos de nuestra empresa se mueven por los caminos normales y previsibles todo es paz y calma. Pero, ¿Qué pasa cuando un proceso sale de los carriles normales? ¿Qué pasa cuando hay imprevistos o decisiones que tomar antes de finalizar una gestión u operación? 

Generalmente lo que una persona hace cuando tiene dudas sobre una tarea o procedimiento es preguntarle a un superior. Supongamos que un cliente quiere hacer una compra y todo parece perfecto, otra venta exitosa para el equipo de ventas u otro caso resuelto para el equipo de soporte. Pero, ¿Qué sucede si surge un evento inesperado? Por ejemplo, un cliente pide un descuento fuera de lo ordinario o surgió un imprevisto, o simplemente el proceso implica que intervenga uno o más superiores u otras áreas antes de poder avanzar en su flujo normal.

Lo que haríamos es escribir mil mails (o llevar mil fotocopias) a cada uno de los involucrados, perdiendo trazabilidad y generando más de un dolor de cabeza al encargado de avanzar con el proceso.

Toda esa burocracia puede ser automatizada en Salesforce para volverla más manejable.

¿Cómo hacemos eso? El proceso de aprobación es la clave de todo.

 

Un proceso de aprobacion completamente configurado
Un proceso de aprobación completamente configurado

¿Qué es un proceso de aprobación?

En simples palabras, es una funcionalidad estándar de Salesforce que permite escalar de manera sencilla requerimientos a uno o varios superiores cuando tu rol no es el que tiene que tomar la decisión.

Dicho proceso especifica los pasos necesarios para la aprobación y permite aplicar un paso a todos los registros o sólo a aquellos registros que tengan determinados atributos. El proceso automatizado también especifica quién realiza la aprobación en cada paso,  no es solo un proceso donde se hace click y se aprueba o rechaza algo ya que permite establecer las acciones que se deben realizar cuando se aprueba, rechaza o recupera un registro o cuando se mueve entre los diferentes steps.

Se pueden usar los procesos de aprobación en casi todos los objetos custom o estándar que tengas (salvo excepciones como las partidas de presupuesto).

 

Tiene ciertas ventajas muy útiles para cualquier organización:

Orden: ayuda a que los procesos sean ordenados y siempre dentro de la plataforma.

Trazabilidad: Queda registro de todas las aprobaciones y rechazos

Escalabilidad y seguridad: Divide muy bien cuál es la responsabilidad de cada agente y previene que decisiones sean tomadas por roles que no les corresponde.

 

En el proceso de aprobación se pueden configurar pasos, ya sean estos desencadenados uno detrás de otro o con un criterio de entrada distinto.

De esta forma podríamos hacer dos pasos uno detrás del otro y que el segundo paso dependa del primer paso o dos pasos distintos que deban ser completados antes de hacer una aprobación o rechazo final.

 

¿Quiénes intervienen?

Por un lado los aprobadores son quienes reciben las solicitudes para aprobar determinado registro. Podemos configurarlo para que en cada paso el aprobador sea una persona específica o una persona dentro de un grupo de personas o incluso hacer que requiera todas las personas de un grupo,

Por otro lado, podemos tener a los delegados que son personas designadas para aprobar un registro en nombre del aprobador original.

Además es importante tener en cuenta a los que envían el registro de aprobación, ya que muchas veces es necesario configurar a quién lo enviaran (por ejemplo a un manager o un grupo específico).

 

Sabemos quienes son las personas que intervienen, ¿qué sigue?

El flujo de un proceso de aprobacion
El flujo de un proceso de aprobación

Definir los pasos, primero necesitamos saber cuál es el criterio de entrada para cada paso, es decir,  qué permite que un registro entre en cada paso y siga con el mismo.

Siguiendo esa línea, cada paso deberá tener determinadas acciones que se ejecutarán Estas podrían ser una creación de una tarea para el aprobador, una alerta de email, una actualización o cambio del valor de algún campo o incluso un mensaje hacia otra aplicación que permite ejecutar acciones en esa otra aplicación.

 

El siguiente paso es definir qué va a pasar una vez que el registro está aprobado o rechazado, estas son las acciones finales del proceso y es super necesario para que la gestión siga su curso.

Es importante decir que mientras el registro esté dentro del proceso de aprobación no podrá sufrir modificaciones(quedara bloqueado) y todo quedará registrado dándonos seguridad y trazabilidad en cada procedimiento

 

¿Qué tener en cuenta al configurar nuestro proceso de aprobación?

Es importante conocer acerca de la estructura de jerarquías que hay configurada en Salesforce, este punto es clave para saber quién será el aprobador de cada registro. Combinando la jerarquía de roles con los procesos de aprobación e incluso otras herramientas de automatización como los process builders, podemos crear un proceso totalmente dinámico y escalable para el usuario y reduciendo los errores.

Es importante además configurar los aprobadores delegados para evitar los posibles problemas cuando un aprobador no está disponible

Revisar los criterios de entrada: Esto es importante, un registro no debería poder entrar a dos procesos de aprobación al mismo tiempo.

Permitir evitar el proceso de aprobación: es importante contemplar situaciones donde no se debe enviar a aprobación, es por eso que lo ideal es no automatizar el lanzamiento del mismo, porque de esta manera en vez de agilizar un proceso estaríamos dificultando.

Informar cuándo debe ser enviado a aprobación un registro: En línea con lo anterior, esto es necesario para evitar el lanzamiento automático, es importante mostrar visualmente cuándo y cómo mandar a aprobar un registro.

 

Esta es una de las herramientas configurables de salesforce para mejorar los procesos de tu organizacion.

¿Ya te imaginaste en donde la aplicarias?